Gérer un appel à contributions
Vous êtes Coordinateur pour une revue et avez lancé un appel à contributions sur la plateforme numerev : félicitations ! Nous allons maintenant découvrir de quelle manière la plateforme vous permet de gérer l'ensemble du processus.
Sommaire
Le tableau récapitulatif du processus
Étape 1 : Proposition de résumés
Étape 2 : Évaluation des résumés
Étape 3 : Proposition des articles
Étape 4 : Évaluation des articles
Cas particulier : texte hors délai
La liste des appels
Vous pouvez accéder aux appels via le menu Gérer mes appels de votre Tableau de bord. La liste ci-dessous présente tous ceux que vous coordonnez.
En un coup d'oeil, vous pouvez connaître pour chaque appel le numéro correspondant, son titre, le nombre de textes qui ont été proposés jusqu'à présent, des actions possibles, et son statut (c'est-à-dire quelle étape du processus de publication se déroule en ce moment). Voici à quoi correspondent chacun de ces statuts :
- Proposition de résumés : l'appel vient d'être lancé et comporte une phase de sélection sur résumé, c'est ici que les candidats auteurs décident de participer à l'appel à contribution et de déposer leur résumé ;
- Évaluation des résumés : les évaluateurs sont invités à rendre un avis sur les résumés (Accepté, Accepté sous réserve, Refusé). Une fois toutes les évaluations réunies, le Coordinateur / comité de rédaction sélectionne les résumés admis pour la suite ;
- Proposition des articles : les auteurs ont accès aux évaluations et sont informés de l'issue de leur candidature. Ceux dont les propositions sont retenues peuvent soumettre leur article complet à cette étape ;
- Évaluation des articles : étape identique à l'évaluation des résumés, à ceci près que les avis sont À publier tel quel, À publier après révisions mineures, À publier après révisions majeures, Ne pas publier. Le Coordinateur / comité de rédaction sélectionne les articles admis pour la suite ;
- Dernières révisions : les auteurs ont accès aux évaluations et ceux dont les textes sont retenus ont la possibilité d'effectuer de dernières révisions. La sélection définitive des articles a lieu à la fin de cette étape ;
- Parution du numéro : une fois la dernière sélection d'articles effectuée, le Coordinateur peut harmoniser l'ensemble (mettre aux normes de rédaction quand ce n'est pas fait, corriger des coquilles, …) et définir l'ordre des articles dans le numéro final. Il peut si nécessaire ajouter une introduction, … Le numéro est ensuite publié.
Les actions possibles
| Icône | Action | Description |
|---|---|---|
| Modifier l'appel | Donne accès au formulaire de modification de l'appel, à tout moment. | |
| + | Ajouter une proposition hors délai | Permet au Coordinateur d'insérer, exceptionnellement, une proposition après la date limite de dépôt. |
Le tableau récapitulatif du processus
Un clic sur un appel dans la liste ouvre le tableau récapitulatif de celui-ci. En fonction de l'étape en cours, vous avez accès à la liste des propositions soumises, celle des évaluateurs sollicités, celle des auteurs, ainsi qu'aux évaluations et à diverses actions possibles.
Étape 1 : Proposition de résumés
- Rappel du numéro concerné et de son titre ;
- Barre de progression indiquant l'étape courante : cette barre est plus courte dans le cas des appels permanents (Lancement, Appel ouvert, Appel terminé) ;
- Barre d'outils, qui comporte quatre éléments :
- Voir la liste des auteurs : présente la liste des auteurs, avec la ou les contributions de chacun pour cet appel ;
- Voir la liste des évaluateurs : présente la liste des évaluateurs possibles pour cet appel, et pour ceux qui ont été sollicités, la liste de leurs évaluations ;
- Terminer l'étape : passer à l'étape suivante. Passez le curseur de la souris sur le bouton pour en savoir plus ;
- Barre de recherche : permet de garder les lignes du tableau contenant le texte recherché.
- La liste des propositions : c'est l'écran principal qui regroupe toutes les informations. Le tableau évolue en fonction de l'étape en cours, mais il contient toujours :
- Le statut du texte : l'état actuel du texte. Il peut être un Brouillon, Soumis à l'évaluation par les pairs, Évalué, En cours d'évaluation, … ;
- Le titre : en fonction de l'étape, s'accompagne de ses auteurs et de ses évaluations. Cliquez sur le titre pour aller lire le texte. Cliquez sur un auteur pour voir une fiche le concernant (sous réserve que son profil soit renseigné). S'il y a des évaluations, cliquez sur une recommandation pour voir l'évaluation correspondante ;
- Les actions possibles : à chaque étape des actions différentes sont possibles, pour chaque texte. Il peut s'agir de contacter les auteurs ou d'autres opérations sur les textes ;
Ces quatre sections sont présentes à chaque étape de l'appel et ne seront plus détaillées dans la suite de ce tutoriel. Nous indiquerons seulement les statuts et actions propres à chaque étape.
Les statuts possibles
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | Le texte a été enregistré mais est encore modifiable à volonté. |
| Soumis | Le texte a été enregistré et soumis à l'évaluation par les pairs, il ne peut plus être modifié. |
Il est nécessaire que les textes soient tous à l'état Soumis pour passer à l'étape d'évaluation des résumés.
Les actions possibles
| Icône | Action | Description |
|---|---|---|
| Écrire aux auteurs | Ouvre une fenêtre vous permettant d'écrire un email aux auteurs. Vous pouvez utiliser le texte de relance prédéfini (et modifiable) ou entrer du texte libre. | |
| Abandonner cette proposition | Permet de retirer un texte d'un appel. Utile par exemple lorsqu'un auteur se désiste, et que son texte resté au Brouillon ne vous permet pas de passer à l'étape d'évaluation. |
L'envoi d'e-mails
Lorsque vous cliquez sur une enveloppe dans la colonne Actions (que ce soit depuis la liste des textes, celle des auteurs ou celle des évaluateurs), la fenêtre suivante s'ouvre.
- Email-type : parfois un texte prédéfini vous est proposé, ici la relance d'un ou plusieurs auteurs. Vous pouvez le modifier dans la zone de texte du bas, ou sélectionner "Texte libre" ;
- Destinataire(s) : ce champ est rempli automatiquement en fonction de la ligne sur laquelle vous avez cliqué. Il n'est pas modifiable ;
- Objet : si un texte vous est proposé, l'objet est pré-rempli. Vous pouvez le modifier ;
- Contenu : saisissez ici le texte de l'email que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez le mettre en forme à l'aide de la barre d'outils de l'éditeur ;
- Boutons Quitter / Envoyer l'e-mail : Cliquez sur Quitter pour annuler votre démarche, ou sur Envoyer l'e-mail une fois que celui-ci est prêt à être envoyé.
Tous les textes sont au statut Soumis ? Il est temps de cliquer sur Terminer l'étape !
Étape 2 : Évaluation des résumés
Avant les évaluations
L'algorithme de numerev détermine les évaluateurs qui paraissent les mieux à même d'évaluer chaque texte et vous retourne une liste de suggestions. Vous les retrouvez dans la colonne de droite, Évaluateurs suggérés (qui remplace ici la colonne Actions).
Cliquez sur un évaluateur suggéré dans la colonne de droite pour voir une fiche profil le concernant (sous réserve que son profil soit renseigné). Cliquez sur les doubles-flèches pour modifier un évaluateur.
Les actions possibles
| Icône | Action | Description |
|---|---|---|
| Changer l'évaluateur | Ouvre une fenêtre permettant de remplacer un évaluateur suggéré par un autre de votre choix. Utile par exemple lorsqu'un évaluateur n'est pas disponible ou qu'un conflit d'intérêts se présente. |
Le changement d'évaluateur
- Zone 1 : le titre du texte concerné et ses mots-clefs ;
- Zone 2 : le ou les auteur·e·s, avec leur présentation et leurs mots-clefs si leurs profils sont renseignés ;
- Zone 3 : rappel de l'évaluateur suggéré (que vous souhaitez modifier), et liste des évaluateurs disponibles parmi lesquels faire votre choix.
Cliquez sur Quitter pour annuler votre démarche, ou sur Confirmer la modification une fois le nouvel évaluateur choisi.
Lorsque les combinaisons texte - évaluateurs sont satisfaisantes, vous pouvez cliquer sur Accepter les suggestions. Les évaluateurs seront donc informés par e-mail de votre sollicitation et auront accès aux textes. Ils gardent la possibilité de refuser (en indiquant le motif), auquel cas vous recevrez un e-mail vous invitant, par la même fenêtre que ci-dessus, à choisir un évaluateur de remplacement.
Pendant les évaluations
Vous pouvez suivre ici l'avancée du processus d'évaluation. Sous le titre de chaque texte se trouvent les recommandations déjà faites par les évaluateurs et celles toujours en attente. Vous pouvez, par la même fenêtre que précédemment, envoyer un e-mail de relance / libre aux évaluateurs d'un texte lorsqu'il manque des évaluations.
Les statuts possibles
| Statut | Description |
|---|---|
| En évaluation | Les évaluateurs de ce texte n'ont pas encore tous rendu leur expertise. |
| Évalué | Toutes les évaluations attendues ont été effectuées pour ce texte. |
Pour terminer cette phase et passer à une première sélection des résumés, tous les textes doivent avoir atteint l'état Évalué.
Les actions possibles
| Icône | Action | Description |
|---|---|---|
| Écrire aux évaluateurs | Ouvre une fenêtre vous permettant d'écrire un email aux évaluateurs. Vous pouvez utiliser le texte de relance prédéfini (et modifiable) ou entrer du texte libre. | |
| Gérer les évaluateurs | Ouvre une fenêtre vous permettant d'échanger des évaluateurs, si par exemple l'un d'eux ne répond à aucune relance. |
Lorsque toutes les évaluations ont été rendues, il est temps de cliquer sur Terminer l'étape !
Après les évaluations
À la lumière des recommandations émises par les évaluateurs, vous allez pouvoir opérer une première sélection sur résumé. À l'issue de celle-ci, les auteurs recevront un e-mail leur indiquant si leur texte est retenu ou non et leur donnant l'accès aux évaluations. Seuls ceux dont vous aurez Accepté le résumé pourront soumettre un article complet.
Vous pouvez changer de décision autant de fois que vous le souhaitez tant que vous ne cliquez pas sur Terminer l'étape.
Les statuts possibles
| Statut | Description |
|---|---|
| En attente de décision | Vous n'avez pas encore tranché sur la suite à donner à ce texte. |
| Accepté | Le texte est retenu pour la suite et donnera lieu à un article complet. |
| Refusé | Le texte n'est pas retenu pour la suite du processus. |
Tous les textes doivent être aux statuts Accepté ou Refusé pour pouvoir passer à l'étape suivante.
Les actions possibles
| Icône | Action | Description |
|---|---|---|
| Accepter le résumé | Le résumé est retenu pour la suite. | |
| Refuser le résumé | Le résumé n'est pas retenu pour la suite. |
Vous avez pris une décision pour chaque texte ? Il est temps de cliquer sur Terminer l'étape pour passer à la proposition d'articles !
Étape 3 : Proposition des articles
Cette étape se déroule exactement de la même manière que l'étape 1, Proposition de résumés. Les statuts et actions possibles sont identiques. La seule différence réside dans le fait que vous avez cette fois-ci des articles complets et que les évaluations de résumés sont toujours disponibles.
Étape 4 : Évaluation des articles
Avant les évaluations
Cette partie se déroule comme l'étape 2, Évaluation des résumés. Les statuts et actions possibles sont identiques. Les évaluateurs suggérés ici sont les mêmes que ceux qui ont évalué les résumés, mais vous avez malgré tout la possibilité de les modifier si besoin était (l'un d'eux n'est plus disponible, …).
Cliquez sur Accepter les suggestions pour passer à la suite !
Pendant les évaluations
Cette partie se déroule également comme celle de l'Étape 2, la seule différence étant que toutes les recommandations sont accessibles (celles des résumés comme des articles).
Lorsque toutes les évaluations ont été rendues, il est temps de cliquer sur Terminer l'étape !
Après les évaluations
Similaire à la fin de l'étape 2, cette partie offre cependant plus de possibilités, du fait qu'elle traite maintenant des articles complets.
À la lumière des recommandations émises par les évaluateurs, vous allez pouvoir opérer une première sélection sur résumé. À l'issue de celle-ci, les auteurs recevront un e-mail leur indiquant si leur texte est retenu ou non et leur donnant l'accès aux évaluations. Seuls ceux dont vous aurez Accepté le résumé pourront soumettre un article complet.
Cependant, si un texte a été évalué de manière contradictoire (ou pour d'autres considérations), vous avez cette fois la possibilité de demander une évaluation supplémentaire. Cette demande se fait en cliquant sur l'icône en forme de personnage marqué d'un +, qui ouvre la même fenêtre que celle du changement d'évaluateur vue précédemment.
Vous pouvez changer de décision autant de fois que vous le souhaitez tant que vous ne cliquez pas sur Terminer l'étape.
Les statuts possibles
| Statut | Description |
|---|---|
| En attente de décision | Vous n'avez pas encore décidé d'accepter ou refuser ce texte. |
| En évaluation suppl. | Vous avez fait appel à un évaluateur supplémentaire. Il n'a pas encore rendu son expertise. |
| Accepté | Vous avez décidé de retenir ce texte pour la suite du processus. |
| Refusé | Vous n'avez pas sélectionné ce texte pour la suite du processus. |
Tous les textes doivent être au statut Accepté ou Refusé pour pouvoir terminer l'étape.
Les actions possibles
| Icône | Action | Description |
|---|---|---|
| Accepter l'article | L'article est retenu pour la suite. | |
| Refuser l'article | L'article n'est pas retenu pour la suite. | |
| Demander une évaluation supplémentaire | Une évaluation supplémentaire est nécessaire pour trancher. | |
| Contacter l'évaluateur supplémentaire | Vous avez besoin de relancer ou simplement contacter l'évaluateur supplémentaire. |
Vous avez pris une décision sur chaque texte ? Il est temps de cliquer sur Terminer l'étape pour passer aux dernières révisions !
Étape 5 : Dernières révisions
Pendant les révisions
À cette étape les auteurs procèdent aux dernières révisions sur leur texte. Lorsque vous cliquerez sur Terminer l'étape, les textes révisés seront présentés une dernière fois aux évaluateurs (ils en seront informés par e-mail).
Cette étape se déroule exactement de la même manière que l'étape 3, Proposition d'articles. Les mêmes statuts et mêmes actions sont possibles.
Toutes les propositions sont au statut Soumis ? Il est temps de cliquer sur Terminer l'étape !
Après les révisions
Dans cette partie, les évaluateurs ont accès à la dernière version des textes. Ils peuvent indiquer si les révisions leur semblent bénéfiques pour le texte (Approuver les révisions) ou si au contraire elles le desservent (Désapprouver les révisions). Cette opinion apparaît sous le titre de chaque texte, au même titre que les recommandations précédemment.
Cette étape est facultative : vous pouvez ne pas attendre les retours des évaluateurs et cliquer sur Terminer l'étape.
Dernière sélection
Les auteurs ont finalisé leurs articles, les évaluateurs se sont prononcés : c'est le moment de la dernière sélection, où vous déterminez définitivement quels articles vont composer le nouveau numéro.
Cette dernière phase de sélection est en tous points similiaire à la précédente, la seule différence étant que vous ne pouvez cette fois-ci demander d'évaluation supplémentaire.
Vous avez fait votre choix parmi les textes déposés ? Il est temps de cliquer sur Terminer l'étape !
Étape 6 : Parution du numéro
Une fois le processus terminé, vous pouvez procéder à l'harmonisation du numéro, c'est-à-dire :
- harmoniser les styles (titre, sous-titres, citations …) qui ne l'auraient pas été en cours de rédaction ;
- corriger des coquilles ;
- rétablir les normes de rédaction, le cas échéant ;
- ajouter une préface, un sommaire, … ;
- définir l'ordre des articles dans le nouveau numéro.
À l'issue de ces tâches, vous pourrez choisir de Publier le numéro immédiatement, ou d'attendre encore.
Depuis le tableau récapitulatif d'un appel, vous serez directement redirigé vers l'écran ci-dessous. Vous pouvez également y accéder depuis votre Tableau de bord > Gérer mes revues > Gérer les articles.
- Travailler sur un article : vous retrouvez ici la liste de tous les articles que vous avez retenus après le processus de sélection. Cliquez sur l'un d'eux pour le modifier et afficher un formulaire identique à celui du bloc 2, avec en plus ses mots-clefs ;
- Ajouter un article : vous pouvez ajouter un article ou un texte de structure (sommaire, préface, …) à votre numéro. Voici le détail des champs :
| Champ | Description |
|---|---|
| Ajouter au numéro | Dans quel numéro se trouve l'article. Ici, c'est par défaut le numéro qui a fait l'objet de l'appel. |
| Type | Article classique (avec résumé et article) ou texte de structure (préface, …). |
| Titre, sous-titre, résumé, article | Respectivement les titre et sous-titre, résumé et article pour le texte à ajouter. |
| Position | Permet de définir l'ordre dans lequel les articles du numéro seront présentés. |
| Auteur(s) | Ajoutez ici autant d'auteurs que nécessaires, en commençant par le premier auteur puis ses co-auteurs dans l'ordre. |
| Publier | Cochez cette case pour que l'article figure bien dans le numéro une fois en ligne (utile par exemple si finalement d'autres modifications sont nécessaires, …). |
Le numéro indiquant la position n'est jamais affiché sur le site de la revue. Nous vous suggérons de définir les positions de 10 en 10 pour pouvoir intercaler un article sans avoir à tout numéroter de nouveau.
Lorsque tous les articles sont harmonisés, il est temps de publier le numéro. Rendez-vous sur votre Tableau de bord, puis Gérer mes revues > Gérer les numéros, et cliquez sur le bouton Modifier à côté du numéro à publier :
Vous pouvez procéder à de dernières modifications sur le numéro en lui-même :
Vous pouvez modifier le numéro d'ordre dans la revue, le titre du numéro, sa thématique et son type (numéro de revue, actes de colloque, varia, …). Vous pouvez aussi lui rattacher des mots-clefs. Cliquez sur Modifier pour sauvegarder vos modifications.
Si vous avez coché la case Publier, vous pouvez désormais vous rendre sur le site de votre revue pour voir le résultat !
Cas particulier : texte hors délai
Il peut arriver qu'un auteur souhaite soumettre une proposition après la date limite de dépôt. En tant que Coordinateur, vous pouvez, à certaines étapes (évaluation des résumés / articles et dernières révisions), insérer un texte dans le processus.
Choix des auteurs
L'insertion est possible depuis la liste des appels, en cliquant, pour l'appel concerné, sur l'icône +. La fenêtre ci-dessous s'ouvre alors :
- Auteurs inscrits. Utilisez ici l'autocomplétion pour renseigner l'auteur de la proposition, s'il est déjà inscrit sur numerev. Si vous ne le trouvez pas dans la liste, passez au point suivant ;
- Auteurs non inscrits. Vous pouvez inviter des auteurs de cette proposition qui ne sont pas encore inscrits. Ils seront invités à finaliser leur inscription par mail. Vous pouvez continuer le dépôt de la proposition sans attendre qu'ils aient validé leur inscription ;
- Évaluation. Indiquez ici si la proposition doit faire l'objet d'une évaluation. Il se peut par exemple que vous insériez une proposition évaluée ailleurs, par exemple suite à un colloque, et que vous souhaitiez simplement l'ajouter sans l'évaluer davantage.
Insertion de la proposition
Vous êtes ensuite redirigé·e vers l'interface d'ajout des textes, telle que décrite ici.
Si la proposition ne nécessite pas d'évaluation, vous n'avez rien de plus à faire ! Sinon, quelques explications vous sont fournies après enregistrement de la proposition.
Validation des évaluateurs
Cette interface est similaire à celle que vous connaissez déjà pour l'étape de choix des évaluateurs : la seule nouveauté est le fait que vous devez les valider un par un, en cliquant sur la coche. Les invitations à évaluer seront envoyées et l'appel pourra suivre son cours.
Les actions possibles
| Icône | Action | Description |
|---|---|---|
| Changer l'évaluateur | Ouvre une fenêtre permettant de remplacer un évaluateur suggéré par un autre de votre choix. Utile par exemple lorsqu'un évaluateur n'est pas disponible ou qu'un conflit d'intérêts se présente. | |
| Valider l'évaluateur | L'évaluateur sera invité par email. Vous ne pourrez plus le modifier. |
Une fois cette procédure terminée, la proposition fait partie intégrante de l'appel et celui-ci reprend son cours habituel.
Nous espérons que cet outil vous aura été utile ! Si vous avez des questions qui n'ont pas trouvé de réponse dans ces pages, vous pouvez toujours nous contacter.