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Aide

Bienvenue sur la page d'aide de numerev !

Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes, ainsi qu'une série de courts tutoriels décrivant les principales fonctionnalités de la plateforme.

FAQ / Situations fréquentes

 


 

Tutoriels - Bases

Inscription

Pour vous inscrire sur la plateforme, rien de plus simple ! Positionnez le curseur en haut à droite sur Mon Espace, puis cliquez sur Inscription. Remplissez le formulaire. Un email vous sera envoyé, dans lequel un lien d'activation vous permettra de confirmer votre inscription.

Pour une meilleure expérience avec notre plateforme, notamment si vous prévoyez de répondre à un appel à contribution ou d'être évaluateur, nous vous encourageons fortement, dès à présent, à compléter votre profil.

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Connexion

Pour vous connecter, positionnez le curseur en haut à droite sur Mon Espace, puis cliquez sur Connexion. Remplissez le formulaire et vous serez redirigé·e directement vers votre Tableau de bord.

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Je ne peux plus me connecter

Il existe deux raisons courantes à cela :

Dans le premier cas, suivez la procédure détaillée ici : Perte du mot de passe.

Dans le second cas, si vous ne retrouvez pas la bonne adresse mail, ou si vous avez un doute, contactez-nous !

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Perte du mot de passe

Vous trouverez, tout en bas du formulaire de connexion, un lien intitulé "J'ai perdu mon mot de passe". Avec votre e-mail, nous pourrons générer un nouveau mot de passe, que vous recevrez par e-mail à l'adresse indiquée.

Il ne s'agit que d'un mot de passe temporaire. Pour des raisons de sécurité, nous vous invitons très fermement à le modifier au plus vite.

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Le Tableau de bord

Lorsque vous vous connectez, vous êtes redirigé·e vers l'écran suivant (le nombre de ses menus peut varier suivant les rôles dont vous disposez dans l'application).

  1. Bloc "Je souhaite". Il vous permet d'accéder aux fonctionnalités principales de la plateforme :
  1. Bloc Tâches en cours. Il récapitule les tâches qu'il vous reste à accomplir. Elles sont de trois types :
  1. Bloc Tâches terminées. Il récapitule les tâches que vous avez accomplies. Elles sont de deux types :

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Votre profil

Depuis votre Tableau de bord, vous pouvez accéder à votre profil en cliquant sur Compléter mon profil dans le bloc de gauche.

Voici dans l'ordre à quoi correspondent chacun des blocs :

  1. Photo. Ajoutez ici une photo de vous ! (facultatif)
  2. Présentation. Dites-nous qui vous êtes ! (fortement recommandé)
  3. Affiliation. Indiquez dans cette zone vos affiliations, les laboratoires dont vous faites partie, etc.
  4. Identifiants chercheurs. Renseignez ici vos identifiants sur d'autres plateformes (ORCID, Research Gate, IDREF, Hal). (facultatif)
  5. Mots-clefs. Indiquez quels mots-clefs s'appliquent à vos recherches. Soyez aussi précis·e que possible et n'hésitez pas à en ajouter beaucoup !
  6. Champs disciplinaires. Renseignez vos disciplines et sous-disciplines. Là encore, essayez d'être précis·e.
  7. Participations aux revues. Ce tableau récapitule les rôles qui vous ont été attribués dans différentes revues.

Nous attirons votre attention sur les blocs Affiliation, Mots-clefs et Champs disciplinaires. Ces informations sont essentielles au bon fonctionnement de notre algorithme de choix des évaluateurs. Nous vous encourageons donc fortement à les remplir au plus tôt, avec le plus de précision possible.

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Vous souhaitez poser une question

Nous mettons à votre disposition un formulaire de contact, disponible en cliquant sur "contact" dans le pied de page, ou à cette adresse. Vous ne trouvez pas la réponse dans la présente page d'aide ? Si votre question concerne :

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Tutoriels - Appels à contributions

Déposer une proposition de résumé / d'article

Il existe plusieurs manières d'accéder à un appel à publication / communication en cours :

Vous serez désormais considéré·e comme Auteur·e pour la revue concernée. Vous serez dirigé·e vers l'interface de rédaction de numerev.

Si vous avez déjà effectué cette procédure, et donc déjà enregistré votre proposition, vous serez redirigé·e vers celle-ci. Pour travailler sur une autre proposition pour le même appel, veuillez nous contacter.

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Travailler sur ma proposition

Lorsque vous décidez de participer à un appel à contribution, vous avez accès à un formulaire dans lequel vous pouvez directement écrire et mettre en forme votre texte, ou le copier-coller depuis votre traitement de texte favori (fonctionne mieux depuis OpenOffice / LibreOffice et Word). Ce formulaire comprend trois étapes.

  1. Saisissez un titre, un sous-titre (facultatif) et ajoutez, le cas échéant, un·e ou plusieurs co-auteur·e·s.

  1. Entrez votre résumé et / ou votre article, selon que vous avez passé ou non la sélection sur résumé.

Si vous en êtes à la soumission d'articles complets, remplissez le champ résumé avec votre résumé en français et en anglais, ainsi que vos mots-clefs en français et en anglais.

Si vous rencontrez des difficultés lors de l'utilisation de notre interface de saisie des textes, vous pouvez consulter une aide spécifique ici.

À moins que l'appel à contribution soit mené en Open Peer Review, prenez garde à ne laisser aucune référence à vos co-auteur·e·s ou vous-même dans le texte, afin de respecter l'anonymat requis.

  1. Associez des mots-clefs à votre proposition (au moins cinq). Choisissez ensuite si vous souhaitez Enregistrer un brouillon (et pouvoir revenir plus tard modifier votre texte), ou Enregistrer et soumettre au Conseil Scientifique (et donc ne plus pouvoir modifier avant le retour des Évaluateurs). Cliquez enfin sur Finaliser.

Une fois votre texte soumis, vous n'y aurez plus accès tant que les Évaluateurs n'auront pas rendu leur avis. Après cela, vous saurez si votre texte est retenu ou non et recevrez le détail des évaluations.

La sélection sur résumé et la soumission des textes complets se passe de la même manière, à ceci près que le champ Article ne figure pas dans le formulaire concernant la sélection sur résumé.

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Accéder à mon texte pour le modifier / réviser

Une fois votre texte enregistré dans la plateforme, vous aurez besoin d'y revenir, soit pour le modifier avant de le soumettre pour évaluation, soit pour le réviser après évaluation. Plusieurs accès sont possibles :

D'une manière générale, votre texte est accessible depuis votre Tableau de bord, dans le bloc Tâches en cours, tant qu'il n'est ni soumis pour évaluation, ni en cours d'évaluation.

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Évaluer un texte

L'évaluation d'un texte se fait au travers d'un formulaire comprenant une grille de critères à noter ainsi que deux zones de commentaires libres, l'une pour l'auteur et l'autre pour le Comité de Rédaction. Il existe deux façons d'accéder à cette grille.

Pour évaluer, vous avez accès au texte d'une part, et à un formulaire (que vous pouvez masquer et afficher) d'autre part.

  1. Voici comment se présente un texte à évaluer. Vous pouvez ouvrir la grille d'évaluation en cliquant sur le bouton bleu Évaluer.

Si l'appel à contribution n'est pas mené en Open Peer Review, vous ne verrez jamais les noms des auteurs des textes.

  1. La grille se superpose légèrement au texte pour que les deux soient visibles en même temps. Vous pouvez sélectionner des portions de texte pour les copier-coller dans les zones de commentaires du formulaire d'évaluation.

  1. Le formulaire complet. Il comprend :

Attention : tous les champs de ce formulaire doivent être remplis.

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Lancer un appel à contribution

Vous êtes le Porteur de revue ou un membre du Comité de lecture et vous souhaitez lancer un appel à contribution : vous pouvez le faire depuis votre Tableau de bord !

Deux tâches vous attendent : assigner des rôles à des collaborateurs de votre revue, créer l'appel en lui-même.

Créer l'appel à contribution

Pour ce faire, munissez-vous du texte de l'appel, du titre du numéro correspondant et du calendrier prévu pour l'ensemble du processus, puis rendez-vous sur votre Tableau de bord. Dans le bloc de gauche intitulé Je souhaite, cliquez sur Gérer mes appels à contribution. Une fenêtre apparaît, vous invitant à choisir la revue sur laquelle vous souhaitez travailler, puis vous accéderez à la liste des appels en cours pour votre revue :

Ce tableau contient la liste des appels que vous coordonnez pour cette revue, le nombre de textes déposés pour chacun, ainsi que leur état (ouvert au dépôt de résumés, textes en cours d'évaluation, ). Si un appel est au statut En attente, cliquez sur son titre pour pouvoir le modifier.

La barre de recherche permet de filtrer l'affichage de ce tableau en fonction de la chaîne de caractère que vous y entrez.

Le bouton orange marqué d'un + vous permet enfin de créer un nouvel appel à contribution. Il vous ouvre le formulaire suivant :

  1. Entrez ici le texte présentant l'appel à contribution que vous souhaitez lancer. Vous devez l'associer à un projet de numéro : s'il n'existe pas encore, cliquez sur le bouton + pour le créer.

  1. Une fenêtre apparaît pour vous aider à créer un numéro. Dans l'ordre : son numéro au sein de la revue, son titre, le type de publication qu'il regroupera, sa date envisagée de publication en ligne. Tous ces champs pourront être modifiés ultérieurement. Ils sont cependant obligatoires.

  1. Ici, vous définissez divers paramètres régissant votre appel à contribution :

Ces champs sont tous obligatoires mais pourront être modifiés ultérieurement.

  1. Ici, vous pouvez définir le calendrier selon lequel vous souhaitez que le processus se déroule. Ces dates sont facultatives et indicatives : vous pourrez toujours les repousser ou les avancer le cas échéant.

  1. Écran de confirmation : votre appel a bien été créé ! Vous avez deux possibilités :

Si vous choisissez la seconde option, une popup vous fera la proposition suivante :

"L'appel à contribution a bien été lancé ! Souhaitez-vous en avertir les membres actuels de la revue par email ? Si vous ne le faites pas, l'appel sera visible uniquement sur numerev et sur votre revue."

Les "membres actuels" de la revue sont :

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Assigner des rôles à des collaborateurs de la revue

Pour ce faire, munissez-vous de la liste de vos collaborateurs avec les rôles que vous souhaitez leur assigner. Deux cas sont possibles :

Vous accédez à la gestion des rôles depuis votre Tableau de bord : dans le bloc de gauche, cliquez sur Gérer mes revues, sélectionnez la revue sur laquelle vous souhaitez travailler, puis dans le bloc de droite, cliquez sur Gérer les participants. L'écran suivant s'affiche :

 

  1. Le bouton + vous permet d'ajouter un participant déjà inscrit qui ne se trouve pas dans le tableau au-dessous (c'est-à-dire qui n'a pas encore de rôle, ou pas le rôle que vous souhaitez lui donner).
  2. La barre de recherche permet de filtrer les lignes du tableau en affichant seulement les lignes contenant la chaîne de caractères recherchée.
  3. Le tableau des rôles, organisé comme suit :
  1. Vous pouvez accéder au formulaire d'invitation (pour assigner des rôles à des personnes non inscrites). Ce formulaire est aussi accessible depuis votre Tableau de bord, rubrique Gérer mes revues, puis Inviter des participants.

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Détail des différents rôles

Porteur de revue : l'administrateur principal de la revue. Il peut tout gérer, depuis le thème jusqu'aux participants, en passant par les appels à contribution.

Coordinateur : il est chargé de gérer un appel à contribution pour un seul numéro. Il peut pour ce numéro être amené à inviter des participants, envoyer des e-mails, et il a accès à toutes les propositions et toutes les évaluations. C'est également lui qui se charge de passer d'une étape à l'autre pendant toute la durée d'un appel à contribution (voir les étapes).

CR / Rédacteur : membre du Comité de lecture. Il peut lire toutes les propositions et toutes les évaluations.

CS (évaluateur) : membre du Conseil scientifique. Il peut évaluer les propositions.

CS (non évaluateur) : membre du Conseil scientifique, mais qui ne sera jamais sollicité pour évaluer.

Expert invité : le temps d'un numéro, son expertise sera sollicitée dans le cadre des évaluations. Il ne devient pas membre du CS.

Auteur : il dépose un ou plusieurs textes, dans un ou plusieurs appels.

Une même personne peut avoir plusieurs rôles pour le même appel.

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Modifier un appel en cours

Avant ou après le lancement d'un appel, vous pouvez toujours modifier ses paramètres. Pour cela, rendez-vous dans votre Tableau de bord, cliquez sur Gérer mes appels, puis sur l'icône en forme de crayon sur la ligne concernée.

Vous pouvez modifier tous les paramètres (sauf l'ajout, après lancement, d'une phase de résumé). Néanmoins, nous vous conseillons de peser les conséquences de certains changements que vous souhaiteriez mettre en place en cours de route (changer le nombre d'évaluateurs, par exemple).

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Les appels permanents

Grâce à la plateforme numerev, vous avez la possibilité de créer des appels permanents. Ils n'obéissent à aucun calendrier, les propositions sont déposées et évaluées au fil de l'eau, et si elles sont retenues, publiées sans délai. Le numéro paru peut ainsi s'enrichir au fur et à mesure que de nouveaux textes sont proposés et acceptés. Cet aspect de "création permanente" est permis par le format numérique des revues sur numerev.

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L'algorithme de choix des évaluateurs

Numerev dispose d'un algorithme permettant de suggérer des évaluateurs qui semblent adéquats pour chaque proposition déposée. Il utilise deux jeux de données qu'il compare pour établir des correspondances :

Si vous êtes coordinateur d'un appel, vous pouvez modifier les associations proposées par l'algorithme, par exemple dans le cas où un évaluateur s'avérerait indisponible, ou si, malgré nos efforts, un conflit d'intérêt se présentait.

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Gérer l'appel à contribution

Cliquez ici pour voir le détail des étapes d'un appel à contribution.